ニュースレターの印刷・郵送をまとめてお任せ！メリットと選び方

 

「ニュースレターを印刷して郵送する作業が毎月の負担になっている」
「手間をかけて発送しているのに、反応率がイマイチ上がらない」
そんなお悩みを抱える広報・販促担当者の方も多いのではないでしょうか。

 

本記事では、ニュースレターのコスト削減・業務効率化・反応率アップを実現するために、印刷から郵送までを一括で任せるメリットや選び方のポイントまで詳しく紹介していきます。

 

ニュースレターとは

ニュースレターとは、企業や団体が顧客・会員・取引先などに向けて定期的に発行する情報発信ツールのことです。一般的にはA4サイズの1〜4ページ程度で構成され、商品やサービスの最新情報、キャンペーン告知、業界の動向、スタッフ紹介、読み物コンテンツなどを掲載し、継続的な接点づくりや信頼関係の構築を目的として配布されます。

ニュースレターを「印刷+郵送」で一括発注するメリット

作業負荷の大幅軽減

データの入稿さえすれば、印刷から宛名印字、封入・封緘、投函までの全工程を一括で任せられます。「誰がいつ封入するのか」「どこに持ち込むのか」など業務上の段取りを省略できるため、人的リソースを本来注力すべき企画やマーケティングに集中できます。

 

特に月次・隔月発行など定期性の高いニュースレターでは、毎回の作業をルーティン化することで圧倒的な業務効率化につながります。

コストの見える化と最適化

分離発注では、印刷費・宛名印字費・封入作業費・郵送費がバラバラに見積もられがちですが、一括発注なら、1部いくらの明朗な料金体系で把握しやすくなります。

 

また、配送方法（メール便、ゆうメール、第三種郵便など）の選定も一貫して提案されるため、内容物や重量に応じた最適コストでの運用が可能です。さらに、部数や仕様によってはボリュームディスカウントも期待できます。

納期管理がスムーズ

「印刷」「納品」「宛名印字」「投函」という流れを複数業者にまたぐと、工程ごとの連絡や納期ズレの確認に多くの時間を割かれます。一括発注であれば工程全体を一つのスケジュールで管理でき、進捗の可視化・調整が簡単になります。突然の仕様変更や部数変更にも、柔軟かつスピーディに対応してもらえるケースが多いのも魅力です。

トラブル対応も一元化

「納品された印刷物に誤植があった」「封入物が間違っていた」「投函日が遅れた」など、分断した工程では責任の所在が曖昧になりがちです。一括発注なら万が一のトラブルも、1社が責任を持って全体を見てくれるため、迅速な是正措置が期待できます。再発防止や改善提案などのフィードバック体制も整っており、継続利用における安心感にもつながります。

ニュースレター｜印刷工程のポイント

「手に取りたくなる質感」の用紙

ニュースレターは企業や団体の「顔」ともいえるツールです。用紙の質感によって読み手の印象が大きく変わるため、安っぽく見えない適度な厚みと、手触りの良いマット系または上質紙が好まれます。内容によっては光沢紙を使うケースもありますが、反射が強く読みにくくなることもあるため、文字が中心の場合は落ち着いた風合いの紙が適しています。

折り加工や断裁に配慮

複数ページを1枚に面付けして印刷する場合は、三つ折りや二つ折りなどの折加工を加えることで、封入しやすく、読みやすい構成に仕上げられます。

 

また、仕上がり寸法が少しでもズレると封筒に入りにくくなるため、断裁精度の高い印刷会社を選ぶことも重要です。特にA4サイズでの郵送を想定している場合は、封筒の内寸よりわずかに小さめのサイズで仕上げるとスムーズに封入できます。

色校正と本紙校正の重要性

デザインが完成しても、印刷物の色味や見え方はディスプレイと紙面で異なります。可能であれば「本紙校正（実際の紙・印刷機で出力）」を依頼することで、仕上がりの誤差を最小限に抑えられます。特に写真やイラストを多用するデザインでは、色味の微妙な違いが全体の印象に影響するため、確認の工程は省略せずに行うのがベストです。

印刷部数は「実需＋予備」を想定

少部数で都度印刷するよりも、まとめて印刷した方が1部あたりのコストは安くなります。そのため、今後の配布計画も見据えて「今必要な分＋予備（5〜10%程度）」で発注するのがおすすめです。保管スペースに余裕がある場合は、バックナンバーとして活用することもできます。

ニュースレター｜郵送工程のポイント

適切な封筒・梱包資材の選定

封筒は単なる「包み」ではなく、第一印象を決める重要な要素です。A4サイズのニュースレターをそのまま折らずに送る場合は、角形2号封筒（240×332mm）を使用するのが一般的です。複数ページの冊子や紙質がしっかりした資料の場合は、クラフト紙や耐水紙の厚手タイプ、封筒内に台紙を添えるなど、型崩れや破れ防止の工夫も検討すべきです。

宛名印字の「ズレ」「にじみ」に注意

宛名の印字ミスや不鮮明な住所は、配達遅延や返送の原因になります。レーザープリンタなどの高精度印字機器を使用し、レイアウトも郵便番号・氏名・住所の順に見やすく整理すると、配送の確実性が高まります。データベースをもとに自動処理する場合も、「全角半角」「旧字」「番地の欠落」などのデータクリーニングは必須です。

配送方法の選定でコストとスピードを両立

ニュースレターは内容物の重量や送付先件数に応じて、最適な配送方法を選ぶことで、徹底したコスト管理が可能になります。

 

■メール便： 安価かつ大量送付に適しており、広告・広報用途に人気。

■定形外郵便・第三種郵便： 法人・公共機関向けの情報誌に多く使われている。

■宅配便・レターパック： 急ぎの発送や追跡性を重視する際に有効。

封入・封緘作業の効率化

手作業での封入は人件費とミスの温床になりやすいため、封入封緘機の導入やアウトソーシングの活用も選択肢に入れましょう。特に定期発行のニュースレターでは、レイアウトの工夫（折り位置の統一・ページ順の配慮）や封筒とのサイズ整合を意識することで、作業性と封筒ロスの低減が図れます。

委託会社の選び方

印刷と郵送を一括対応できるか

印刷会社の中には郵送業務に対応していない、または外注している場合もあります。一括対応している会社であれば、データ入稿から印刷・封入・宛名印字・投函までを一貫管理できるため、スケジュールの調整やトラブル対応が圧倒的にスムーズです。

少部数や定期案件への柔軟性

ニュースレターは数十〜数千部など案件ごとに規模が異なる場合があります。少部数にも対応できるオンデマンド印刷体制や、月1回・隔月など定期発行に対応したワークフローのある会社は、長期的な運用にも向いています。部数変更やデザイン更新にも柔軟に応じてくれるかを確認しましょう。

封入など面倒な作業の対応

印刷物の封入、ラベル貼り、封緘などを社内で行うと正確性やマンパワーに欠けます。封入やラベル貼りなど細かな作業まで対応してくれる委託会社を選ぶと、無駄なタイムロスを抑えることができます。

コストと納期のバランス

単価だけを比較するのではなく、「料金に含まれている作業範囲」や「部数別のコスト効率」を見極めましょう。また、締切から発送までのリードタイムも現実的な日数かを確認することで、発行の継続性を確保できます。

まとめ

ニュースレターは、企業と顧客、団体と会員、医療機関と患者など、あらゆるコミュニケーションにおいて信頼関係を築くための有効な手段です。しかし、印刷から郵送までの業務負担から継続が厳しいと感じる企業も少なくありません。

 

だからこそ、印刷から郵送までの工程を一括で委託できるサービスを活用することで、業務効率を上げ、情報発信を継続することが可能になります。これを機に一度、委託先を探してみてはいかがでしょうか。

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